Ufficio acquisti organizzazione e prassi. Prof Carlini

Ufficio acquisti, come organizzarlo? In occasione di un corso tenuto presso un’azienda privata italiana qui gli appunti del primo giorno di studi.

Organizzazione e gestione degli acquisti: l’ufficio, gli operatori e le procedure. Appunti del Prof. Giovanni Carlini nei suoi corsi di Organizzazione Aziendale.

Riferimento al testo “Organizzazione Aziendale” – Richard L. Daft e alle indicazioni dell’associazione di categoria.

PARTE PRIMA – Concetti base

(la seconda parte del corso è dedicata alla giornata 2 di formazione)

Prima domanda da porsi. Ci troviamo in un’azienda privata, che applica principi d’efficienza, oppure pubblica che sovrastima il formalismo (quindi abuso degli strumenti di controllo specificatamente virtuali – informatici utilizzati?)

Chiarita la distinzione sulla tipologia d’impresa si procede con l’esame dei compiti svolti dall’addetto ufficio acquisti alla luce di una premessa: esiste ed è applicato in azienda il piano di marketing o anche, in forma ridotta un budget?

Il piano di marketing (più che il solo budget) assegna una percentuale d’incidenza della voce acquisti di materia prima sul fatturato.

L’ufficio acquisti, acquisito il dato dal piano di mkt si muove di conseguenza restando nelle percentuali indicate sul fatturato. Resta chiaro che l’amministrazione dovrà sempre monitorare l’andamento del fatturato con gli acquisti per non uscire dai dati prefissati.

Con un’impostazione di questo genere si potrebbero anche bloccare gli acquisti nel caso “sforino” l’incidenza sul fatturato? NO, la riposta è che non si blocca il flusso dei rifornimenti alla produzione.

Certamente il non trovarsi allineati con le prospettive a budget impone una riunione d’urgenza della dirigenza per emettere nuove direttive più aggiornate.

C’è un altro aspetto da chiarire prima di giungere ai compiti dei funzionari incaricati di seguire l’uff. acquisti.

Il PREZZO praticato dai fornitori non è mai casuale ma emerge da una tendenza di mercato. La tendenza è descritta dal bollettino prezzi della Camera di Commercio a cui si rinvia per debita conoscenza e uso.

Il PREZZO di mercato, oggettivamente rilevato, non comporta che sia quello realmente pagato dall’azienda, perché la bravura del funzionario agli acquisti e’ quello di FARSI APPLICARE IL SUO PREZZO.

A seconda dell’importanza, ampiezza e tempi di pagamento, il prezzo oggettivo, quello da bollettino della CdC cambia! Da queste brevi note emerge con immediatezza quale sia il carisma che l’addetto agli acquisti deve imparare a gestire.

FARSI APPLICARE DAL FORNITORE UN PREZZO PERSONALIZZATO.

Compiti svolti dall’addetto ufficio acquisti

– l’operatore agli acquisti in azienda riceve le richieste d’approvvigionamento che giungono dall’ufficio tecnico o dai diversi utilizzatori;

– l’addetto seleziona i materiali e i fornitori sulla base del rapporto qualità prezzo dei prodotti;

– impone il ritmo nella gestione dei tempi di consegna della merce dai fornitori;

– mantiene un costante rapporto con il responsabile del magazzino;

– acquista e immette merce nel sistema aziendale secondo il piano di utilizzo previsto (qui si torna alla distinzione tra pubblico e privato per cui c’è un piano di mkt che ordina la vita dell’azienda.

Caratteristiche della figura professionale

Le caratteristiche necessarie e consigliate per la figura di Addetto ufficio acquisti, si riconducono a quattro aree di competenza.

Nell’abuso di linguaggio straniero in quello nazionale, ci si riferisce ad hard skills (diploma o laurea) e a soft skills intese come attitudini comportamentali e comunicative.

Solitamente un introverso e taciturno non è l’impiegato ideale in questa funzione.

1. Competenze strumentali

– padronanza della modulistica specifica di settore in termini sia cartacei che virtuali – uso del pacchetto Office;

– interazione con il software amministrativo gestionale partecipando per la propria parte di competenza;

– applicazione dei principi di ragioneria e di contabilità industriale per quanto di competenza allo specifico settore;

– applicazione di tecniche d’elaborazione dei preventivi;

– applicazione d’elementi di base del disegno tecnico per la comprensione dei preventivi pervenuti;

– conoscenza di materiali di diverso tipo e dello stato della tecnica e dell’arte nello specifico settore.

2. Competenze organizzative

– padronanza del ciclo produttivo, delle macchine, delle lavorazioni e dei prodotti finiti nelle loro specifiche tecniche e tecnologiche;

– approfondimenti sul ciclo produttivo in termini di materie prime impiegate e tempi di lavorazione;

– conoscenza dei tempi di pagamento usualmente applicati sulla piazza e dalla propria azienda;

– partecipazione nel senso di conoscenza delle fasi di programmazione della produzione e del lavoro in ragione delle scadenze;

– controllo degli approvvigionamenti e delle consegne;

– individuazione di fonti per informazioni sui mercati.

3. Competenze relazionali

– modalità efficaci di comunicazione verso i vari dirigenti dell’azienda e l’imprenditore;

– rapporto con i fornitori.

4. Qualità strategiche

– conoscenza e anticipazione delle tendenze del mercato per ciò che riguarda le caratteristiche tecniche e tecnologiche dei prodotti finiti e le nuove tecnologie di lavorazione;

– ascolto e catalogazione delle esigenze manifestate dai clienti;

Sinteticamente, da quanto qui scritto, l’impiegato ufficio acquisti gestisce l’approvvigionamento dei beni e servizi necessari al fabbisogno interno dell’azienda.

E’ bene focalizzare meglio alcuni passaggi:

– l’operatore partecipa e conosce le previsioni di produzione e vendita dell’azienda (che provengono dall’ufficio marketing e commerciale) per assicurare il ciclo dei rifornimenti;

– l’interlocutore primo dell’ufficio acquisti è, all’interno dell’azienda, la produzione mentre all’esterno i fornitori.

– l’approccio ai fornitori, in realtà, viene sviluppato dall’ufficio acquisti in termini propositivi nel senso di studio delle novità e dello stato dell’arte conosciuto nello specifico settore (lettura abituale della stampa scientifica e di settore). Il rapporto prezzo e qualità E’ RELATIVO NON ASSOLUTO.

– o meglio, la Pubblica amministrazione ricerca il prezzo più basso, le aziende private devono invece ricercare la qualità più alta al prezzo concordato nel piano di marketing (approcci completamente diversi).

– TUTTI GLI ACQUISTI PASSANO SOLO E SOLTANTO ATTRAVERSO L’UFF. ACQUISTI, NESSUNO PUO’ ORDINARE NULLA SE NON ATTRAVERSO QUESTO UFFICIO.

TALE CONCETTO VA SCRITTO NEL PIANO DI MKT E RESO NOTO A TUTTE LE FUNZIONI AZIENDALI.

– dipende dall’azienda e dal suo regolamento interno se l’ufficio acquisti ha o non ha il compito di valutare la necessità dell’acquisto. Tale disposizione interna è indicata per scritto nel piano di mkt e nelle regole interne dell’impresa.

– Dal 1968 c’è l’Associazioni Italiana Acquisti e Supply Management con tutti i difetti e pregi che offrono questo tipo di organizzazioni.

CONCLUSE LE PREMESSE ORA ARGOMENTI SPECIFICI

RICERCA DATI

La ricerca dati per saperne di più degli stessi fornitori (in inglese viene detto “scuoting”.

Non ci sono regole o programmi già definiti per ricercare dati, si deve ricorrere alla fantasia e creatività individuale.

Questa parte è molto difficile perché si basa sulla personale esperienza dell’operatore acquisita per anni d’esperienza o corsi di formazione (la formazione accelera la competenza rispetto al decorso del tempo).

Per un’accurata azione d’esplorazione (scouting) che sia avanzata e innovativa rispetto allo stesso fornitore serve LEGGERE!

E’ impegno di lavoro, per l’uff. Acquisti il leggere e cercare innovazione di prodotto e processo.

Per LEGGERE/STUDIARE/SFOGLIARE servono gli strumenti che solitamente sono delle riviste non libri.

Ciò non esclude assolutamente il libro come esperienza codificata e matura, ma la rivista consente l’aggiornamento che è quanto l’ufficio acquisti ricerca in primis.

E’ saggio che l’ufficio acquisti possa sottoscrivere un certo numero di abbonamenti oppure abitualmente frequenti le librerie per quanto tali riviste di settore e scientifiche possano giungere alle librerie pubbliche! (è raro). Certamente la Camera di Commercio va interessata nel caso avesse una sala lettura dove solitamente sono consultabili i bollettini dei prezzi praticati per singolo settore merceologico.

Questo dettaglio è molto importante e poco conosciuto.

La Camera di commercio pubblica solitamente ogni 15 giorni i prezzi medi di riferimento per ogni commodities.

Questi prezzi, nel corso delle trattative commerciali di acquisto, possono variare solitamente del +/- 5%. Certamente il prezzo, praticato sul mercato non è un valore sganciato da un riferimento ben preciso da considerare nella redazione del piano di marketing/budget che indirizza l’attività d’approvvigionamento delle materie prime.

Per quanto appena indicato solitamente si utilizza la stampa specializzata in versione cartacea, utile per formare degli archivi con cartelline su singolo argomento. E’ sconsigliato l’uso del virtuale perché è molto facile perdere i dati e pesanti sono le immagini da raccogliere.

Acquisto l’archivio dati come inizio per ogni fase di acquisizione dati di ricerca (scouting) serve anche un diario della ricerca.

Il diario di ricerca va suddiviso per prodotto a macro area della produzione dove elencare quanto individuato di volta in volta. E’ un lavoro da “certosino” che inizia per non finire mai.

ARCHIVIO + DIARIO rappresentano il vero tesoro dell’ufficio, quello che fa la differenza tra un’azienda e l’altra e la base per contenere il costo d’acquisto all’interno dei dai di budget già quantificati nel piano di marketing.

L’INGERENZA DELLA POLITICA NEL MONDO DEL LAVORO. IL CODICE APPALTI (decreto legislativo 50/2016)

Le problematiche interne della Pubblica amministrazione (PA) relativamente a paghe basse e assenza di carriera, hanno generato una stretta legislativa sulle procedure d’acquisto che si concretizza nel Codice appalti per la PA.

Il filo conduttore del cosiddetto “Codice appalti per la PA” è la tracciabilità delle azioni di ricerca/acquisto da fornitori utilizzando sistemi informatici (articoli 38. 40 e 52, quest’ultimo per mitigare la portata dei primi alle effettive realtà statali nazionali) a cui sono stati applicati dei filtri d’allarme per operazioni anomale.

La contestazione che si porta al Codice appalti è che non si può costruire un rapporto stabile e di lunga durata partendo dal presupposto che si possa rubare.

Il ladro o l’abuso sono dei casi o dei momenti di una vita professionale, non un metodo esistenziale (considerando che gli impiegati per diventare tali sono soggetti sicuramente a selezione e forse anche formazione. Forse c’è una falla nella selezione e successiva gestione del personale anziché piegare l’intera operatività del settore acquisti alle necessità di polizia).

Il Codice appalti per quanto al momento limitato alla sola PA, nel corso del tempo è destinato a influenzare negativamente l’operatività delle imprese private tra di loro e nei confronti di aziende comunque riconducibili al comparto pubblico (vedi sanità e ospedali).

Per assicurare un’importante funzione di polizia (controllo e repressione) sulla PA, il Codice appalti si affida a quella che è indicata come trasformazione digitale della pubblica amm.ne.

Ne consegue la digitalizzazione del processo d’acquisto (e-procurement). Naturale conseguenza di questa stretta di polizia sugli uffici acquisti del settore pubblico è l’organizzazione dell’ufficio con tecnologie virtuali digitali.

L’impostazione (per controllo e trasparenze) tende ad evitare in contatto a voce o di persona con il fornitore limitando ogni relazione al virtuale. Il passaggio è quindi dall’umano all’impersonale limitando ogni processo di selezione al puro e semplice intreccio di dati.

Nella povertà del sistema e-procurement emerge il palese bisogno della PA di puntare al prezzo più basso anziché la complessa relazione tra qualità e prezzo.

La negoziazione diventa una gara telematica con tutte le conseguenze limitative del caso.

L’organizzazione telematica dell’ufficio acquisti in base al Codice si sviluppa su 5 passaggi che vanno “spiegati” al sistema informatico:

– individuazione dei bisogni da censire nel sistema (i veri problemi nascono per altri bisogni non prima censiti che richiedono un lungo processo di validazione prima della variante da applicare). Nella definizione prima dei fabbisogni ci sono i connessi formulari da compilare per chi richiede il prodotto/materiale/servizio.

– selezione dei fornitori in grado di rispondere al bisogno. Questo è un punto molto critico perché limita la ricerca a quei soli fornitori che già sono stati inseriti in elenco creando un gruppo a parte rispetto la totalità degli offerenti possibili. Il vero obiettivo del sistema è di limitare i contatti della PA a quelle sole aziende che dovrebbero non coinvolgere i dipendenti pubblici nel consumare i reati di cui al D.legs. 231 del 2001.

– la negoziazione consiste nel processo di maturazione della trattativa con pareri tecnici espressi dai richiedenti del prodotto/servizio. L’obiettivo è quello d’evitare che la decisione possa essere presa, pur sotto la sua responsabilità, da un solo personaggio ma che ogni processo sia sempre e comunque collettivo.

– formulazione dell’ordine e del relativo contratto di acquisto. I dati di formulazione dell’ordine saranno poi quelli contenuti nella fattura emessa dal fornitore. Il sistema non si limita al solo contatto tra impresa pubblica e fornitore ma impone a quest’ultimo anche il rispetto delle norme di cui al D.lgs 81 del 2008 in tema di Sicurezza del lavoro.

– le verifiche della prestazione. Significa annotare i termini di consegna del prodotto o servizio che sia.

Ricadute nel settore privato derivanti dal decreto 50/2016 – Codice appalti.

Nel mondo delle imprese private si sta recependo in forma critica e intelligente l’informatizzazione dell’ufficio acquisti evitando di limitare a un recinto preordinato i possibili fornitori.

Non solo, il fornitore, che entra in contatto con l’azienda privata, non è soggetto ad altra ulteriore richiesta che non sia pertinente all’offerta del prodotto o servizio.

Lo Stato Italiano (in fase pre-fallimentare per eccesso di spesa rispetto al PIL) soffre per poche entrate da cui l’invenzione di “reati” funzionali al rallentamento delle attività finanziarie nazionali.

Si tratta di limitazione nell’uso del contante (per evitare il fallimento delle banche) quindi dell’antiriciclaggio esteso a tutti i cittadini anziché al crimine organizzato e per finire ma non concludendo l’elenco, la fatturazione elettronica.

L’insieme di questi “provvedimenti” permea tutto il rapporto con la PA limitandolo al residuale se necessario nel comparto produttivo nazionale.